Un point de synchro annulé parce que l’on a trop de travail ? Des conversations non préparées qui partent (trop) souvent dans tous les sens ? La moitié des points pour action qui tombent dans l’oubli ?

Si ces symptômes deviennent récurrents, c’est peut être le signe qu’il est temps de repenser la façon dont vous abordez ces points !

Le “one-to-one” ou “point de synchro” est l’un des outils principaux du manager. Trop souvent ce rituel est mis en place dans les agendas sans trop s’accorder sur le pourquoi du comment.

Pourtant, c’est LE moment de management par excellence. Il s’agit du rituel le plus fondamental d’une relation entre un manager et chacun de ses collaborateurs.

Pour partir (ou repartir) du bon pied, ces conseils pratiques peuvent vous être utiles.

La première étape pour poser les bases de réunions 1:1 efficaces est de mettre en place un format récurrent :

Les 1:1 sont un moment privilégié pour le développement de chaque employé ; il faut donc les aborder avec la bonne mentalité. Pour créer un environnement de confiance, vous devez vous tenir  à la fréquence que vous avez choisie, quelle que soit la situation. 

Quand les choses ne se passent pas idéalement, ne vous dérobez pas ; c’est le moment d’avoir une conversation difficile. Lorsque ça va bien, c'est l'occasion idéale pour mettre en avant les succès des membres de votre équipe, discuter comment continuer à progresser et pourquoi pas d’aborder certains sujets de carrière.

Avoir un agenda clairement défini permettra aux managers et aux collaborateurs de profiter au mieux de cette conversation. Nous recommandons de construire ensemble l’ordre du jour, de telle sorte que le manager tout comme les  membres de son équipe puissent mettre en évidence les  points que chacun souhaite aborder.

Une fois que vous avez trouvé la structure d’agenda qui vous convient, conservez-la pour les prochains 1:1. Dans tous les cas, veillez à bien inclure les éléments suivants dans votre agenda :

Ne négligez pas non plus les sujets informatifs et administratifs dans l'ordre du jour si nécessaire, comme par exemple :

Les rencontres en tête-à-tête sont un moment important pour les membres de l'équipe et les managers, car c'est l'occasion de prendre du recul et de discuter ensemble de sujets importantes. 

Pour que ces rencontres récurrentes soient les plus riches possibles, nous vous encourageons à les aborder avec la bonne mentalité :

Un élément essentiel des réunions 1:1 est souvent négligé : définir les prochaines étapes et faire un suivi. S'il n'y a pas de points d’action à l’issue de la réunion et si vous n’en faîtes pas un suivi, alors ce 1: 1 risque de n’avoir été qu’une discussion superficielle.

Lorsque vous terminez le 1:1, n'oubliez pas de confirmer les points d’action, les sujets à creuser et les décisions prises. Une bonne façon de le faire est d'écrire - dans une note partagée - ces actions et de se les répartir clairement. 

En tant que manager, n'hésitez pas si nécessaire à prendre à votre charge certains points d’action, notamment pour apporter du soutien à votre équipe et éliminer des points de blocage auxquels ils pourraient faire face.

Enfin, lors de votre prochain point ensemble, prenez une minute ou deux pour passer en revue les points d'action ou les sujets de discussion précédents pour vous assurer que tout a bien été pris en compte ou réalisé.

La pire chose qui puisse arriver est que le 1:1 commence à être perçu comme une corvée, une réunion ennuyeuse et répétitive, semblable à la revue d’une to-do list, plutôt qu'une réunion à forte valeur ajoutée.

Afin d'éviter cela, nous vous recommandons deux choses :

Pour vous aider à réaliser des réunions 1:1 toujours plus engageantes et efficaces, nous avons construit une liste de questions utiles ici.

​Pour conclure : les réunions 1:1 sont un rituel clé pour établir des relations de confiance entre managers et collaborateurs. Avec le bon format et le bon état d'esprit, un ordre du jour clair et des points d’action bien définis, vous ferez de ces réunions un moment d’échange stimulant. Vous verrez aussi une réelle amélioration de l'engagement, l'alignement et l'efficacité de votre équipe.