En entreprise, on court toujours après le temps et très vite tout devient urgent et prioritaire.

La gestion des priorités est sans doute l’un des principaux enjeux auxquels sont confrontées les entreprises. Les managers sont particulièrement concernées puis qu’on leur demande de plus en plus: ils doivent à la fois gérer leurs propres priorités mais aussi celles de leurs équipes.

Alors comment s’organiser et par où commencer ? Voici quelques méthodes simples pour aider les managers à prioriser leur travail et celui de leur équipe.

C’est seulement après avoir défini des objectifs clairs pour soi-même et son équipe qu’on peut définir des priorités.

Prioriser consiste à faire des choix et à établir une hiérarchie parmi les actions que l’on doit faire. Mais sans vision claire de son rôle et de ses objectifs, aucune priorisation efficace n’est possible. C’est seulement après avoir défini des objectifs clairs pour soi-même et son équipe qu’on peut définir des priorités. Dans la vie de tous les jours, quand on se rend à un rendez-vous, on consulte l’adresse puis on définit un itinéraire adapté, pas l’inverse ! Il en va de même pour les priorités : on doit d'abord connaître l’objectif avant de pouvoir définir comment l’atteindre.

Les priorités sont toutes les actions qui permettront à chacun d’obtenir des résultats et d’atteindre ses objectifs. La première étape de la priorisation pour un manager est donc de connaître et de comprendre ses propres objectifs mais aussi ceux de son équipe. Définir des objectifs clairs et adaptés ne s’improvise, donc n’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet.

Les managers doivent régulièrement se demander si leurs efforts et ceux de leur équipe sont concentrés sur les bons sujets.

Une fois que les objectifs sont clairement définis, il convient d’y associer des actions concrètes à plus court terme. Un écueil fréquent consiste à se limiter à une simple liste de tâches, la fameuse “to-do list”. Efficaces pour réaliser des actions concrètes, les “to-do lists” n’aident pas à prendre du recul ou à prioriser. On ne va pas s’en cacher, c'est toujours très agréable en tant que manager de cocher des points dans sa “to-do list” ou de voir son équipe réaliser des actions concrètes. Néanmoins il faut aller plus loin et se demander régulièrement si nos efforts et ceux de notre équipe vont vraiment dans la bonne direction.

Il existe une multitude de méthodes pour définir et hiérarchiser ses priorités. On peut par exemple citer la technique Pomodoro qui suggère de découper toutes les tâches en sessions de 25 minutes ou encore la méthode Eat the Frog qui recommande de commencer par les tâches les plus difficiles. Nous sommes partisans des méthodes simples et efficaces comme la matrice d’Eishenower (d'après le 34ème Président des Etats-Unis) qui consiste à classer toutes les tâches selon leur importance et leur urgence :

Les managers et les équipes doivent se synchroniser en permanence pour rester alignés et éviter tout risque de malentendu.

Maintenant que vous avez une grille de lecture efficace pour prioriser les actions liées à chaque objectif, le plus important est de faire vivre ces priorités. Cela passe par un suivi régulier (idéalement hebdomadaire) et un dialogue continu avec votre équipe. Les priorités peuvent et doivent changer en fonction de l’activité, d’un client, d’un projet, etc. Il faut donc se synchroniser continuellement avec son équipe pour garantir un bon alignement.

En tant que manager, au-delà de permettre de l’alignement et de l’efficacité, le suivi des priorités permet également de mieux comprendre le quotidien de votre équipe. Par exemple, un nombre élevé de priorités chez un membre de votre équipe peut indiquer une surcharge de travail ou une difficulté à prioriser. Si les priorités d’un membre de votre équipe évoluent peu d’une semaine sur l’autre, cela peut s’expliquer par une situation de blocage ou d’un manque de moyen. Les managers ont donc tout intérêt à accorder une importance particulière aux priorités de leurs équipes.