Entre les messageries d’entreprise, les mails, les notifications provenant d’applications personnelles, les réunions sur Zoom, nous avons tous l’impression d’être très occupés. Mais sommes-nous vraiment productifs ?

Comment rester efficace malgré les distractions ? Comment mieux gérer son temps et ne pas se disperser ? Quelles sont les pratiques simples pour travailler plus sereinement ?

La nouvelle ère d'hyper-connexion que nous vivons a des conséquences sur nos comportements.

Ces deux phénomènes poussés à l’extrême peuvent être mauvais, pour notre santé et pour notre efficacité. Ils peuvent nous conduire au burn-out (puisque cet emploi du temps chargé nous laisse très peu de pauses pour nous reposer) et cela peut nuire à notre productivité, puisque les distractions sont telles que vous n’arrivons plus à nous concentrer sur une même tâche un nombre d’heures d'affilée.

Le “deep work”, ou le travail en profondeur, est une solution simple qui nous permet d’éviter le stress que peuvent impliquer le multitasking et le blurring, mais aussi de gagner en efficacité et de nous dégager du temps libre.

Le travail en profondeur, ou deep work, désigne “une activité professionnelle menée dans un état de concentration absolue qui pousse nos capacités cognitives jusqu'à leurs limites (...) Le travail en profondeur est comme un superpouvoir dans notre économie toujours plus concurrentielle.” Cette définition apparaît sur la quatrième de couverture du livre Deep Work, "Retrouver la concentration dans un monde de distractions", écrit par l’auteur américain Cal Newport. Dans son livre, ce professeur d’informatique à l’université de GeorgeTown aide le lecteur à retrouver sa capacité à se concentrer dans un monde débordant d’informations. L’idée n’est pas de travailler plus mais de rééduquer notre esprit. Ok, mais comment ?

Pour arriver à cet état de flow et optimiser votre concentration, il faut privilégier les vrais pauses au lieu d’une multitude de mini pauses sur les réseaux sociaux ou sur internet.

Il faut éviter le multitasking et le besoin, toujours plus urgent, de consulter un article, un texto, une notification en plein milieu d’une réunion ou d’une préparation de dossier. C’est ce va-et-vient entre toutes ces tâches qui est épuisant. L’objectif final du deep work est de réussir à se ménager des plages de travail en profondeur où vous ne serez pas dérangés.

Pour être productif dans son travail, c’est essentiel de bien structurer sa journée : “Au début de chaque journée de travail, prenez une nouvelle page du carnet (avec des lignes) que vous destinez spécialement à cet usage” poursuit Cal Newport. Ensuite, divisez les heures de la journée en créneaux, auxquels vous affectez des activités : “Au début de chaque ligne, indiquez une heure de la journée, et ce, jusqu’à ce que vous ayez couvert toutes vos heures de travail d’une journée type.” Puis réfléchissez à un “budget temps” (autour de 30% de votre temps de travail global) destiné à vos tâches superficielles. “Respecter ce budget temps va vous demander de modifier votre comportement. Vous finirez presque assurément par refuser des projets semblant superficiels, tout en diminuant radicalement le temps consacré aux tâches superficielles dans vos projets en cours.”

Faire des vraies pauses, maîtriser votre agenda et structurer votre journée de travail vous aidera déjà à gagner en productivité. Pour optimiser son temps, il faut prioriser ses tâches en amont. Pour cela, aidez-vous de la pyramide d’Eisenhower, la matrice qui vous aide à gérer vos priorités : elle vous permet de concrétiser ce que vous avez à faire et vous aide à différencier l’important et l’urgent. Car tout ce qui est important n’est pas urgent, et vice-versa !